<html xmlns:v="urn:schemas-microsoft-com:vml" xmlns:o="urn:schemas-microsoft-com:office:office" xmlns:w="urn:schemas-microsoft-com:office:word" xmlns:m="http://schemas.microsoft.com/office/2004/12/omml" xmlns="http://www.w3.org/TR/REC-html40">
<head>
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8">
<meta name="Generator" content="Microsoft Word 15 (filtered medium)">
<style><!--
/* Font Definitions */
@font-face
        {font-family:"Cambria Math";
        panose-1:2 4 5 3 5 4 6 3 2 4;}
@font-face
        {font-family:Calibri;
        panose-1:2 15 5 2 2 2 4 3 2 4;}
@font-face
        {font-family:Aptos;}
/* Style Definitions */
p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal
        {margin:0in;
        font-size:12.0pt;
        font-family:"Aptos",sans-serif;}
a:link, span.MsoHyperlink
        {mso-style-priority:99;
        color:blue;
        text-decoration:underline;}
p.qt-msonormal1, li.qt-msonormal1, div.qt-msonormal1
        {mso-style-name:qt-msonormal1;
        margin:0in;
        font-size:12.0pt;
        font-family:"Aptos",sans-serif;}
span.font
        {mso-style-name:font;}
span.size
        {mso-style-name:size;}
span.EmailStyle24
        {mso-style-type:personal-reply;
        font-family:"Calibri",sans-serif;
        color:windowtext;}
.MsoChpDefault
        {mso-style-type:export-only;
        font-size:10.0pt;
        mso-ligatures:none;}
@page WordSection1
        {size:8.5in 11.0in;
        margin:1.0in 1.0in 1.0in 1.0in;}
div.WordSection1
        {page:WordSection1;}
--></style><!--[if gte mso 9]><xml>
<o:shapedefaults v:ext="edit" spidmax="1026" />
</xml><![endif]--><!--[if gte mso 9]><xml>
<o:shapelayout v:ext="edit">
<o:idmap v:ext="edit" data="1" />
</o:shapelayout></xml><![endif]-->
</head>
<body lang="EN-US" link="blue" vlink="purple" style="word-wrap:break-word">
<div class="WordSection1">
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Hi Travis –<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">I hope this find you well. ACM would need to review the contract with the venue to ensure it meets ACM standards. The contract cannot be signed until ACM has an approved budget
 on file or approval from the sponsoring SIG leadership. <o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Please have the venue send me the agreement for review.
<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><o:p> </o:p></span></p>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">All the best,
<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">John
<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">John Otero, Program Coordinator, Site Selection<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Email:
<a href="mailto:otero@hq.acm.org"><span style="color:#467886">otero@hq.acm.org</span></a><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Phone: 212.626.0612<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Association for Computing Machinery
<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">1601 Broadway, 10<sup>th</sup> Floor
<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">New York, NY 10019<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><a href="https://www.acm.org/special-interest-groups/volunteer-resources/conference-planning/table-of-contents"><span style="color:#467886">Conference Planning Guide</span></a><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><a href="https://cms.acm.org/cms_conference_RFP_status.cfm"><span style="color:#467886">Request for Proposal and Contract updates</span></a><o:p></o:p></span></p>
</div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><o:p> </o:p></span></p>
<div>
<div style="border:none;border-top:solid #E1E1E1 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in">
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">From:</span></b><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> Travis Janssen <tjanssen85@gmail.com>
<br>
<b>Sent:</b> Thursday, May 14, 2026 10:25 PM<br>
<b>To:</b> John Otero <otero@hq.acm.org><br>
<b>Cc:</b> generalchairs26@hotstorage.org; Travis Janssen <travis.janssen@ibm.com>; localchair26@hotstorage.org<br>
<b>Subject:</b> Re: [Hotstorage-generalchairs] Have Already Submitted PAF - HotStorage '26: 18th ACM Workshop on Hot Topics in Storage and File Systems<o:p></o:p></span></p>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<div>
<p class="MsoNormal">Hi John,<o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">We have received a proposal for conference accommodations from the Clarion Congress Hotel Prague, via our local chair (Jalil Boukhobza, CCed). It is addressed to Customer: Association for Computing Machinery (per the details below), and
 lists our local chair as the Contact Person. Beyond that, all the information looks reasonable and complete (food, coffee, AV rental, room reservation, and prices for attendees in the hotel blocked rooms). Is there anything else we need to be aware of before
 accepting the proposal (e.g. do you need to review it, do we need to wait for TMRF approval, etc)? Thanks for your time and assistance.<o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">-Travis Janssen and Mai Zheng<o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"> HotStorage'26 General Chairs<o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">On Tue, Apr 28, 2026, at 11:16 AM, John Otero via Hotstorage-generalchairs wrote:<o:p></o:p></p>
</div>
<blockquote style="margin-top:5.0pt;margin-bottom:5.0pt;overflow-wrap:break-word" id="qt">
<div>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Hi Mai, and all –</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">I am sorry, I did not receive the email from Jalil on April 2<sup>nd</sup>. I check my junk mail weekly in case something slips into it and I don’t recall
 seeing this email. I could have missed it.</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">The contract should be addressed to:</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Association from Computing Machinery</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">1601 Broadway, 10<sup>th</sup> Floor</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">New York, NY 10019</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Fed Tax ID # 13-1921358</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">ACM does not currently have / registered for VAT in Prague. Typically, once ACM determine the VAT obligation and what is needed our tax account will
 set up a VAT number if needed.</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<div>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">All the best,</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">John</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">John Otero, Program Coordinator, Site Selection</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Email:
<a href="mailto:otero@hq.acm.org"><span style="color:#467886">otero@hq.acm.org</span></a></span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Phone: 212.626.0612</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Association for Computing Machinery</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">1601 Broadway, 10<sup>th</sup> Floor</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">New York, NY 10019</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><a href="https://www.acm.org/special-interest-groups/volunteer-resources/conference-planning/table-of-contents"><span style="color:#467886">Conference
 Planning Guide</span></a></span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><a href="https://cms.acm.org/cms_conference_RFP_status.cfm"><span style="color:#467886">Request for Proposal and Contract updates</span></a></span></span><o:p></o:p></p>
</div>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<div>
<div style="border:none;border-top:solid #E1E1E1 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in;border-right-color:currentcolor;border-bottom-color:currentcolor;border-left-color:currentcolor;border-image-outset:0;border-image-repeat:stretch;border-image-slice:100%;border-image-source:none;border-image-width:1">
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><b><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">From:</span></b></span><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> Zheng, Mai [E CPE] <<a href="mailto:mai@iastate.edu">mai@iastate.edu</a>>
</span></span><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><br>
<span class="size"><b>Sent:</b> Tuesday, April 28, 2026 12:08 PM</span><br>
<span class="size"><b>To:</b> John Otero <<a href="mailto:otero@hq.acm.org">otero@hq.acm.org</a>></span><br>
<span class="size"><b>Cc:</b> <a href="mailto:travis.janssen@ibm.com">travis.janssen@ibm.com</a>; Jalil BOUKHOBZA <<a href="mailto:jalil.boukhobza@ensta.fr">jalil.boukhobza@ensta.fr</a>>;
<a href="mailto:generalchairs26@hotstorage.org">generalchairs26@hotstorage.org</a>;
<a href="mailto:localchair26@hotstorage.org">localchair26@hotstorage.org</a></span><br>
<span class="size"><b>Subject:</b> Re: Have Already Submitted PAF - HotStorage '26: 18th ACM Workshop on Hot Topics in Storage and File Systems</span></span><o:p></o:p></p>
</div>
</div>
<p class="qt-msonormal1"> <o:p></o:p></p>
<div>
<p class="qt-msonormal1"><span style="color:black">Dear John,</span><o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="qt-msonormal1"><span style="color:black"> </span><o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="qt-msonormal1"><span style="color:black">Thank you for serving as the ACM contact for HotStorage’26! I’m sharing some background information to facilitate the collaboration:</span><o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="qt-msonormal1"><span style="color:black"> </span><o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="qt-msonormal1"><span style="color:black">As you may know, HotStorage’26 is co-located with ACM SOSP’26, so the site and hotel selection have been determined by the ACM SOSP team. ACM SOSP has also negotiated and arranged conference rooms for all regular
 1-day workshops on Sept 29. </span><o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="qt-msonormal1"><span style="color:black"> </span><o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="qt-msonormal1"><span style="color:black">HotStorage’26 is a little special among all SOSP workshops in that it’s 1.5-days: 1st half day on Sept 28, and 2nd full day on Sept 29. ACM SOSP has arranged the conference room for HotStorage on Sept 29 (Zodiac
 room) as part of their workshop plan. We are responsible for arranging the conference room for HotStorage on Sept 28. </span><o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="qt-msonormal1"><span style="color:black"> </span><o:p></o:p></p>
</div>
<p style="margin:0in"><span style="color:black">We are in the process of negotiating with the hotel for the Sept 28 arrangement, and our local chair Jalil (cc’ed) has been working on it. He sent an email to you asking about the billing information etc  (attached
 below). It seems the following information is needed:</span><o:p></o:p></p>
<p style="margin:0in"><i><span style="color:black">"</span></i><span class="size"><i><span style="font-size:11.0pt;color:black"> they (hotel) have requested the complete billing information of the funding organization, including the address, Tax ID number,
 and VAT number.</span></i></span><o:p></o:p></p>
<div>
<p class="qt-msonormal1"><i><span style="color:black">" </span></i><o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="qt-msonormal1"><span style="color:black"> </span><o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="qt-msonormal1"><span style="color:black">Could you please help answer the questions? Thanks again for your help, and please let us know if you have any other questions/suggestions! </span><o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="qt-msonormal1"><span style="color:black"> </span><o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="qt-msonormal1"><span style="color:black">Thanks,</span><o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="qt-msonormal1"><span style="color:black">Mai</span><o:p></o:p></p>
</div>
<div style="margin-left:30.0pt;margin-right:30.0pt">
<p class="qt-msonormal1"><i>=======copy of Jalil’s email to John</i><o:p></o:p></p>
</div>
<div style="border:none;border-top:solid windowtext 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in;margin-left:30.0pt;margin-right:30.0pt;border-image-outset:0;border-image-repeat:stretch;border-image-slice:100%;border-image-source:none;border-image-width:1;border-top-color:currentcolor;border-right-color:currentcolor;border-bottom-color:currentcolor;border-left-color:currentcolor">
<p class="qt-msonormal1" style="margin-bottom:12.0pt"><b><i><span style="color:black">From:
</span></i></b><i><span style="color:black">Jalil BOUKHOBZA <<a href="mailto:jalil.boukhobza@ensta.fr">jalil.boukhobza@ensta.fr</a>><br>
<b>Date: </b>Thursday, April 2, 2026 at 3:50</span></i><span class="font"><i><span style="font-family:"Arial",sans-serif;color:black"> </span></i></span><i><span style="color:black">PM<br>
<b>To: </b><a href="mailto:otero@hq.acm.org">otero@hq.acm.org</a> <<a href="mailto:otero@hq.acm.org">otero@hq.acm.org</a>><br>
<b>Cc: </b>Zheng, Mai [E CPE] <<a href="mailto:mai@iastate.edu">mai@iastate.edu</a>>, Travis Janssen <<a href="mailto:tjanssen@fastmail.com">tjanssen@fastmail.com</a>>,
<a href="mailto:Bingzhe.Li@UTDallas.edu">Bingzhe.Li@UTDallas.edu</a> <<a href="mailto:Bingzhe.Li@UTDallas.edu">Bingzhe.Li@UTDallas.edu</a>>, Jalil BOUKHOBZA <<a href="mailto:jalil.boukhobza@ensta.fr">jalil.boukhobza@ensta.fr</a>><br>
<b>Subject: </b>request for information for a quotation, conference ID: 2026-624245</span></i><o:p></o:p></p>
</div>
<p style="mso-margin-top-alt:5.0pt;margin-right:30.0pt;margin-bottom:0in;margin-left:30.0pt">
<span class="size"><i><span style="font-size:11.0pt;color:black">Dear colleagues,</span></i></span><o:p></o:p></p>
<p style="mso-margin-top-alt:5.0pt;margin-right:30.0pt;margin-bottom:0in;margin-left:30.0pt">
<span class="size"><i><span style="font-size:11.0pt;color:black">I am contacting you on behalf of the organizing committee of the ACM HotStorage workshop, which will be co-located with SOSP in Prague (Conference ID: 2026-624245).</span></i></span><o:p></o:p></p>
<p style="mso-margin-top-alt:5.0pt;margin-right:30.0pt;margin-bottom:0in;margin-left:30.0pt">
<span class="size"><i><span style="font-size:11.0pt;color:black"> </span></i></span><o:p></o:p></p>
<p style="mso-margin-top-alt:5.0pt;margin-right:30.0pt;margin-bottom:0in;margin-left:30.0pt">
<span class="size"><i><span style="font-size:11.0pt;color:black">We are currently in contact with the local hotel and need to obtain a quotation. To proceed, they have requested the complete billing information of the funding organization, including the address,
 Tax ID number, and VAT number.</span></i></span><o:p></o:p></p>
<p style="mso-margin-top-alt:5.0pt;margin-right:30.0pt;margin-bottom:0in;margin-left:30.0pt">
<span class="size"><i><span style="font-size:11.0pt;color:black"> </span></i></span><o:p></o:p></p>
<p style="mso-margin-top-alt:5.0pt;margin-right:30.0pt;margin-bottom:0in;margin-left:30.0pt">
<span class="size"><i><span style="font-size:11.0pt;color:black">Could you please provide this information so that we can move forward with the conference room reservation?</span></i></span><o:p></o:p></p>
<p style="mso-margin-top-alt:5.0pt;margin-right:30.0pt;margin-bottom:0in;margin-left:30.0pt">
<span class="size"><i><span style="font-size:11.0pt;color:black">Thank you very much for your assistance.</span></i></span><o:p></o:p></p>
<p style="mso-margin-top-alt:5.0pt;margin-right:30.0pt;margin-bottom:0in;margin-left:30.0pt">
<span class="size"><i><span style="font-size:11.0pt;color:black">Best regards,</span></i></span><o:p></o:p></p>
<p style="mso-margin-top-alt:5.0pt;margin-right:30.0pt;margin-bottom:0in;margin-left:30.0pt">
<span class="size"><i><span style="font-size:11.0pt;color:black">Kind regards</span></i></span><o:p></o:p></p>
<p style="mso-margin-top-alt:5.0pt;margin-right:30.0pt;margin-bottom:0in;margin-left:30.0pt">
<span class="size"><i><span style="font-size:11.0pt">Jalil (local chair) on behalf of the organizing committee of Hotstorage</span></i></span><o:p></o:p></p>
<p style="mso-margin-top-alt:5.0pt;margin-right:30.0pt;margin-bottom:0in;margin-left:30.0pt">
<span class="size"><i><span style="font-size:11.0pt;color:black"> ==========</span></i></span><o:p></o:p></p>
<p style="margin:0in"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;color:black"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p style="margin:0in"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;color:black"> </span></span> <o:p></o:p></p>
<div id="qt-ms-outlook-mobile-signature">
<p class="qt-msonormal1"> <o:p></o:p></p>
</div>
<div id="qt-mail-editor-reference-message-container">
<div style="border:none;border-top:solid windowtext 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in;border-image-outset:0;border-image-repeat:stretch;border-image-slice:100%;border-image-source:none;border-image-width:1;border-top-color:currentcolor;border-right-color:currentcolor;border-bottom-color:currentcolor;border-left-color:currentcolor">
<p class="qt-msonormal1" style="margin-bottom:12.0pt"><b><span style="color:black">From:
</span></b><span style="color:black">John Otero <<a href="mailto:otero@hq.acm.org">otero@hq.acm.org</a>><br>
<b>Date: </b>Wednesday, April 8, 2026 at 1:22</span><span class="font"><span style="font-family:"Arial",sans-serif;color:black"> </span></span><span style="color:black">PM<br>
<b>To: </b>Zheng, Mai [E CPE] <<a href="mailto:mai@iastate.edu">mai@iastate.edu</a>>,
<a href="mailto:travis.janssen@ibm.com">travis.janssen@ibm.com</a> <<a href="mailto:travis.janssen@ibm.com">travis.janssen@ibm.com</a>><br>
<b>Subject: </b>Have Already Submitted PAF - HotStorage '26: 18th ACM Workshop on Hot Topics in Storage and File Systems</span><o:p></o:p></p>
</div>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Dear Mai and Travis,</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Congratulations on your appointment as Conference Chair for the upcoming HotStorage '26: 18th ACM Workshop on Hot Topics in Storage and File Systems.
 I wanted to take a moment to introduce myself as your ACM contact for site selection and hotel negotiations.</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">As Program Coordinator for Site Selection, I’ll be your primary point of contact at ACM for all aspects related to hotel sourcing and contracting. As
 the legal and financial sponsor of HotStorage '26, ACM must review, negotiate, and sign all hotel contracts related to the conference. This process not only ensures compliance with ACM’s policies but also allows the conference to benefit from ACM’s strong
 negotiating position as the sponsor of more than 195 annual meetings each year.</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Now that your Preliminary Approval Form (PAF) has been submitted, we can begin the next phase—defining your meeting requirements. These details are essential,
 as they form the foundation for the Request for Proposal (RFP) that will be sent to potential host cities and venues. The more accurate the meeting requirements, the more effectively we can identify properties that best fit your conference’s needs.</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">I look forward to working with you on HotStorage '26. Please don’t hesitate to reach out with any questions or if you’d like to discuss the process in
 more detail.</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">All the best,</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">John</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">John Otero, Program Coordinator, Site Selection</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Email:
<u><span style="color:#467886"><a href="mailto:otero@hq.acm.org"><span style="color:#467886">otero@hq.acm.org</span></a></span></u></span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Phone: 212.626.0612</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Association for Computing Machinery</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">1601 Broadway, 10<sup>th</sup> Floor</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">New York, NY 10019</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><u><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#467886"><a href="https://www.acm.org/special-interest-groups/volunteer-resources/conference-planning/table-of-contents"><span style="color:#467886">Conference
 Planning Guide</span></a></span></u></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"><span class="size"><u><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#467886"><a href="https://cms.acm.org/cms_conference_RFP_status.cfm"><span style="color:#467886">Request for Proposal and Contract updates</span></a></span></u></span><o:p></o:p></p>
<p class="qt-msonormal1"> <o:p></o:p></p>
</div>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">-- <o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">Hotstorage-generalchairs mailing list<o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><a href="mailto:Hotstorage-generalchairs@fsl.cs.sunysb.edu">Hotstorage-generalchairs@fsl.cs.sunysb.edu</a><o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><a href="https://linkprotect.cudasvc.com/url?a=https%3a%2f%2flists.fsl.cs.sunysb.edu%2fmailman%2flistinfo%2fhotstorage-generalchairs&c=E,1,6k9DTgtSh0AnAkdLzTHE7xXXelNw2Pphv96Nds1Lx6zbtOfAC98Dm_WhX_XL8kiyfAYnfBr1c7HNTCZbnvJ14WV1FpApL2-amgpmb9cg2JrFhgiogI1PfsC4k0k,&typo=1">https://lists.fsl.cs.sunysb.edu/mailman/listinfo/hotstorage-generalchairs</a><o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
</blockquote>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
</div>
</body>
</html>